理事会 議案 — 2026年8月
AIDXサミット in 沖縄
実行体制と役割分担について
2026年10月9日（金）開催。本日この場で、理事5名による「一人一役」の担当を確定します。
議論の場ではなく、決定の場とします。持ち帰りをゼロにするため、下記3点は本日中に担当者名を確定します。
1カリキュラム
当日5時間の中身をどう組むか。誰が設計し、誰が最終確定させるか。
2コンテンツ
登壇資料・スライド・配布物。誰が作り、いつまでに揃えるか。
3集客チラシ等
チラシ・LP・SNS素材。誰が制作し、どの期限で世に出すか。
本日の進め方（15分×3ブロック＋確定10分）
①開催概要のすり合わせ ②役割カード（Section 03）を上から読み、その場で担当を指名 ③スケジュール（Section 04）で期限に無理がないか確認 ④決定シート（Section 05）に記入して解散。
これまでのAIDX関連の取り組みは、会員の皆さんのお力を借りて成立してきました。今回はその形を一度切り替え、理事が自分の持ち場を持って動きます。
これまで（会員の力を借りる形）
- 手が空いている会員に都度お願いする
- 誰が最終責任者か曖昧なまま当日を迎える
- お願いする側・される側という関係が生まれやすい
- 開催ごとにやり方が変わり、次に引き継げない
今回（理事が一人一役を持つ）
- 役割ごとに理事1名を置き、決定を各自が持つ
- 迷ったときの相談先が最初から決まっている
- 会員には「手伝う側」ではなく「楽しむ側」で参加いただく
- この体制表がそのまま次の会場に渡せる型になる
誤解のないように
会員の関与を断つという話ではありません。当日の登壇・事例共有・交流は引き続き会員の皆さんが主役です。「準備と運営の責任は理事が持つ」という線引きを今回から明確にします。協会のミッションである「企業とDX支援者が対等につながる」という軸を守るためにも、運営負担を会員にお願いし続ける形は今回で一度整理します。
| 名称 | AIDXサミット in 沖縄 2026（シリーズ第5弾）
東京2025.11 → 大阪2026.01 → 愛知2026.04 → 福岡2026.07 → 沖縄 |
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| 開催日 | 2026年10月9日（金）確定
シリーズ初の平日開催です。土曜開催だった過去4回とは集客の考え方が変わります（Section 03のE、および下記の注意を参照）。LP（okinawa-2026.aidx-japan.jp）は10月9日（金）・一般20,000円に差し替え済みです。 |
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| 時間 | 13:00〜18:00（過去4回と同枠）要確定
平日開催のため、開始・終了時刻を過去と同じにするかは本日の論点です。 |
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| 会場 | 那覇市内要確定
会場が決まらないとチラシが刷れません。本日の役割確定と同時に、押さえ込みの期限を切ります。 |
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| 参加費 | 正会員 無料 ／ 一般 20,000円確定
過去4回の一般3,000円から大きく変わります。正会員（年会費33,000円）は無料のため、「サミット1回分より安い年会費」として入会を促せる設計です。一方で一般枠の集客ハードルは上がるため、Eの動員設計は正会員・入会見込み層を軸に組みます。 |
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| 主催 | 一般社団法人 全国AIDX協会確定 |
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| 既存の資産 | LP＝https://okinawa-2026.aidx-japan.jp（公開中・日付と参加費は反映済／会場は「那覇市内」表記）
Peatix＝未作成（申込ボタンの遷移先が空のままのため、集客物担当Dの最優先タスク）
カバー画像＝作成済 |
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今回は平日（金曜）開催です
過去4回はすべて土曜開催でした。金曜の13:00〜18:00は、経営者は動けても社員・実務担当は動きにくい時間帯です。集客の設計を土曜と同じにすると届きません。
・声をかける相手を「経営者・個人事業主・DX支援者」に寄せる
・「半休・外出扱いで来られる会」として案内文を組み立てる
・チラシとLPに曜日を必ず入れる（土曜だと思い込まれる事故を防ぐ）
・告知は土曜開催のとき以上に早く出す（9月上旬を死守）
依存関係の注意
「日付・会場・参加費」が固まらないと、チラシもLPもPeatixも作り始められません。集客物の担当者を決めても、この3点が未確定なら手が止まります。本日は役割と同時に、この3点の確定期限も切ります。
下記5つの役割を、理事5名でひとつずつ持ちます。兼務なし、空席なしを原則とします。各役割には「その場で判断してよい範囲」を明記しました。都度の相談で止まらないための線引きです。
A全体統括・進行管理代表理事
- ミッション
- 全体の締切を管理し、詰まっている役割を見つけて動かす。対外的な最終判断を持つ。
- 主な仕事
- 会場・時刻・参加費の確定（開催日は10月9日で確定済）／週1の進捗確認／各担当が判断に迷ったときの裁定／協会公式サイトのお知らせ掲載
- 成果物
- 開催概要の確定版（会場・時刻・参加費）／進捗管理表
- 期限
- 開催概要の確定＝8月中旬まで
- 判断できる範囲
- 予算執行・会場契約・対外表明のすべて
担当理事
Bカリキュラム設計今日決める①
- ミッション
- 当日5時間の流れを設計する。「何を持ち帰ってもらう会にするか」を先に決め、そこから逆算してコマを組む。
- 主な仕事
- タイムテーブル作成（基調／事例共有／交流の配分）／登壇者の人数と枠の設計／登壇者候補の選定と打診／各コマのねらいの言語化
- 成果物
- タイムテーブル1枚（コマ・時間・登壇者・ねらい）
- 期限
- 骨子＝8月中旬／確定版＝8月末
この期限が最も重要です。ここが遅れると、チラシもコンテンツも全部後ろ倒しになります。
- 判断できる範囲
- コマ構成・時間配分・登壇者の人選（予算が動く場合のみ統括に確認）
担当理事
Cコンテンツ制作今日決める②
- ミッション
- カリキュラムで決まった枠の中身を、当日そのまま使える形にする。
- 主な仕事
- 登壇スライドのフォーマット統一／協会パートの資料作成／登壇者への資料提出依頼と回収／配布資料・アンケートの用意
- 成果物
- 登壇スライド一式／配布資料／アンケート
- 期限
- フォーマット配布＝9月上旬／全資料回収＝9月末
- 判断できる範囲
- 資料の体裁・表現・分量。協会の方針に関わる表現のみ統括に確認
担当理事
D集客物制作（チラシ・LP・SNS）今日決める③
- ミッション
- 人に渡せる・人に見せられる状態のものを作る。「配れるチラシ」を9月上旬までに用意する。
- 主な仕事
- チラシ制作（データ入稿・印刷手配・部数決定）／LPの情報差し替え／Peatixページ作成／SNS告知用の画像と文面
- 成果物
- チラシ（PDF＋印刷物）／更新済みLP／Peatixページ／SNS素材一式
- 期限
- チラシ初稿＝8月末／印刷完了・配布開始＝9月上旬
カリキュラム骨子（B）が8月中旬に上がる前提です。
- 判断できる範囲
- デザイン・キャッチコピー・印刷部数（金額は統括に事前共有）
担当理事
E集客・動員／当日運営今日決める④
- ミッション
- 作った集客物を実際に届けきり、当日を滞りなく回す。今回は平日（金曜）開催のため、土曜と同じ集客の当て方をしないことが最大の論点。
- 主な仕事
- 目標動員数の設定と進捗管理／会員への案内配信／沖縄現地の関係先への声かけ／申込者リスト管理／当日の受付・進行・撮影の段取り／平日でも来られる層（経営者・個人事業主・DX支援者）への優先アプローチ
- 成果物
- 動員進捗表（週次）／当日運営表（役割・時間・持ち物）
- 期限
- 告知開始＝9月上旬／目標到達確認＝9月末／運営表＝10月上旬
- 判断できる範囲
- 告知先の選定・配信タイミング・当日の現場判断
担当理事
運用ルール（3つだけ）
①自分の役割の中では、相談せずに決めてよい。②期限に間に合わない見込みが立った時点で、間に合わなくなる前に統括へ言う。③他の役割の領域には口を出さず、必要なら統括経由で依頼する。
10月9日から逆算した工程です。オレンジの丸は、遅れると全体が連鎖して遅れる要所です。
8月4日（本日）
役割の確定／5つの役割に理事の名前を入れる理事会
8月中旬
会場・時刻・参加費の確定／同時にカリキュラム骨子が上がるA・B
8月末
カリキュラム確定版／チラシ初稿／LP情報の差し替えB・D
9月上旬
告知開始／チラシ印刷完了・Peatix公開・会員へ一斉案内D・E
9月中旬
登壇資料の回収開始／動員進捗の1回目チェックC・E
9月末
全資料回収完了／動員目標の到達確認（未達なら追加施策を判断）C・E・A
10月上旬
当日運営表の確定／リハーサル／備品・配布物の最終確認E
10月9日（金）
AIDXサミット in 沖縄 開催全員
進捗の確認方法
週1回、5〜10分で「自分の担当が予定どおりか／遅れそうか」だけを報告する形にします。会議体は増やしません。
役割確定シート（この場で記入）
| A 全体統括・進行管理 | |
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| B カリキュラム設計 | |
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| C コンテンツ制作 | |
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| D 集客物制作 | |
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| E 集客・動員／当日運営 | |
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あわせて確定させる事項
| 開催日 | 2026年10月9日（金） ※確定済 |
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| 開始・終了時刻 | |
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| 会場（確定期限） | |
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| 参加費 | |
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| 動員目標（人） | |
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| 次回の進捗確認日 | |
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■ 承認をいただきたい事項
- 今回のサミットは理事メンバー主体で運営し、準備・運営の責任は理事が持つこと（会員には参加者・登壇者としての関与をお願いする）
- 上記A〜Eの5つの役割を設け、理事5名が一人一役で担当すること
- 各役割は、記載された範囲内において個別の相談なく判断・実行してよいこと
- 会場・開始終了時刻を8月中旬までに確定させ、Peatixの申込受付を開始すること（LPの日付・参加費は反映済）
役割が決まらないまま8月中旬を過ぎると、カリキュラムが固まらず、チラシに載せる内容が書けません。チラシが9月上旬に配れないと、告知期間が1か月を切ります。過去4回と比べて告知期間が短くなるため、動員は確実に落ちます。
逆に言えば、本日この5つの名前さえ埋まれば、あとは各自が自分の期限に向かって動くだけです。